Vous avez monté une pièce de théâtre dans le cadre d’un projet d’association loi 1901 et êtes désormais prêt à proposer une voire plusieurs représentations théâtrales devant le grand public. Néanmoins, la tâche ne sera pas simple. Vous allez devoir définir votre budget prévisionnel, régler un certain nombre de formalités organisationnelles et administratives puis enfin, promouvoir votre évènement. Nous allons donc voir ensemble quels sont les préparatifs requis en vue d’une représentation théâtrale

Les points clés à maitriser pour la préparation d’une représentation théâtrale

La définition du budget 

Si une association loi 1901 n’a pas vocation à faire du profit, elle n’a pas vocation à perdre de l’argent non plus. La définition du budget est essentielle pour la réalisation d’une représentation théâtrale.

Hormis les décors, accessoires et costumes qui auront été achetés bien avant et auront généré des dépenses conséquentes, la représentation va en elle-même représenter un coût.

Il faut prévoir :

  • Du maquillage pour les comédiens et comédiennes, avec les accessoires nécessaires pour l’appliquer et le retirer : éponges, pinceaux, lingettes, démaquillant
  • Des piles pour alimenter les micros et boitiers de micros
  • Des rideaux et tissus pour recouvrir le fond de scène
  • Des ampoules de rechange pour le cas où l’ampoule d’un projecteur grillerait
  • Des affiches à accrocher dans la salle
  • Des boissons, pizzas, paquets de chips pour la buvette
  • Etc.

Un fond de caisse sera aussi à prévoir pour pouvoir faire de la monnaie lors du passage des spectateurs en billetterie.

Toutes les dépenses occasionnées vont devoir être comblées par des recettes. 

Celles-ci peuvent provenir :

  • Du prix d’entrée du spectacle en lui-même 
  • Du tarif pratiqué pour la vente du spectacle (auprès d’écoles ou de comité d’entreprise notamment)
  • Des subventions accordées par la mairie pour financer le projet
  • Des cotisations mensuelles demandées aux adhérents tout au long du projet

La mise à disposition de salles de spectacle

Ce n’est pas tout d’avoir un spectacle à présenter, il faut aussi avoir une salle dans laquelle accueillir le public pour assurer le bon déroulement de l’évènement. Les représentations théâtrales en extérieur posent souvent des problèmes : Gestion plus difficile des effets lumières, dépendance à la météo, matériel instable les journées de vent, froid en hiver. Une salle reste dans la plupart des cas indispensables pour la représentation d’une pièce de théâtre.

Alors comment en trouver une ? Dans un premier temps, si votre association loi 1901 se situe dans une commune définie, rapprochez-vous de la mairie de cette commune en question. La mairie vous ayant généralement mis à disposition une salle de répétition pour que vous puissiez construire votre projet, elle sera également ouverte à vous fournir une autre salle pour que vous puissiez en présenter l’aboutissement.

Si vous voulez jouer dans d’autres communes, vous pouvez demander à louer une salle. Si vous n’avez pas le budget pour une location, proposez de jouer le spectacle au profit d’une association caritative ou humanitaire. Les fonds récoltés à l’entrée seront alors reversés à l’œuvre caritative choisie et vous aurez gratuitement une salle pour votre représentation.

Dans les cas où vous jouez pour un arbre de noël ou un évènement scolaire, vous perdez le rôle d’organisateur de l’évènement. Ce ne sera donc pas vous, mais à l’école ou au comité d’entreprise, de vous mettre à disposition une salle pour que vous puissiez fournir votre prestation. Insistez bien sur cette spécificité de votre collaboration afin d’éviter une collaboration à sens unique.

Les disponibilités de la troupe et des bénévoles

Bien entendu, la représentation d’une pièce de théâtre nécessite la mobilisation de tous les comédiens et comédiennes impliquées dans le projet. Ainsi, ne vous engagez pas sur une date de représentation avant d’avoir demandé aux membres de votre troupe de théâtre leur disponibilités. Expliquez à votre troupe l’opportunité qui s’ouvre à eux de pouvoir présenter leur travail et insistez sur votre besoin d’obtenir rapidement leur réponse afin de concrétiser le partenariat. Le demandeur n’attendra pas indéfiniment, il a besoin d’une réponse rapide et n’hésitera pas à s’orienter vers une autre solution si vous mettez trop de temps à répondre.

Une fois que votre équipe a donné son approbation, vous pouvez confirmer au demandeur la réalisation de la prestation. Vous devrez néanmoins veiller à ce qu’aucun de vos comédien(ne)s ne vous fasse fausse route. Même chose pour l’équipe technique qui connait parfaitement votre travail et qui s’avère donc irremplaçable pour la gestion du son et de la lumière. Un « oui » est un engagement de toute votre équipe et y renoncer nuirait fortement à votre image et donc à vos futures activités.

Le jour J, les comédien(ne)s ne devront pas arriver à l’heure de la représentation. L’idéal est qu’ils se libèrent la journée pour pouvoir vous aider à monter les décors, faire une dernière répétition, les essais techniques ainsi que toutes les actions préparatoires requises pour la représentation.

Avoir recourt à des bénévoles sera enfin très utiles. Vos comédien(ne)s et technicien(ne)s seront déjà suffisamment déborder par leurs taches respectives et n’auront pas de temps à consacrer à d’autres tâches annexes. Faites donc appel à des amis, à des bénévoles, des connaissances de confiance pour vous aider à gérer :

  • La billetterie d’entrée
  • La mise en place des chaises
  • La tenue de la buvette

Les moyens humains sont indispensables à toute représentation. Seul, vous ne pourrez pas tout gérer.

Les formalités administratives d’une représentation théâtrale

Déclarer l’évènement ou non ?

La déclaration est obligatoire dans le cas où l’association réalise plus de 6 représentations par an sans ne disposer de licence d’entrepreneur du spectacle. Dès lors qu’une manifestation compte plus de 1500 participants, il sera nécessaire de déclarer l’évènement en mairie en spécifiant notamment le lieu et la date de la représentation, le nombre de participants attendus et enfin l’identité de l’organisateur 

Souscrire une assurance

Les salles de spectacle peuvent au cours de représentations faire l’objet de dommages matériels mais aussi humains. Aussi faut-il prévoir…

… une assurance responsabilité civile pour couvrir les dommages causés aux membres de l’association, bénévoles et aux spectateurs durant la manifestation

… une assurance contre les risques matériels pour couvrir les risques de dégradation ou de casse du matériel mobilisé durant la représentation 

Solliciter un service de sécurité et de secours

Cela ne sera utile que lorsque la manifestation compte plus de 1500 personnes. La mobilisation des forces de l’ordre et d’un service de secours est alors requise. Mieux vaut dans tous les cas prévoir une trousse de premiers secours et une liste des numéros d’urgence

Les autorisations nécessaires pour toute manifestation artistique

Parmi les autorisations requises, il faudra demander…

… une licence de débit de boisson pour pouvoir mettre en place une buvette. Celle-ci doit avoir été obtenue dans les 15 jours précédant la représentation

… une autorisation de diffusion de musique auprès de la SACD (société des auteurs et compositeurs dramatiques). Les musiques sont soumises au droit d’auteur et doivent donc faire l’objet du paiement d’un droit d’auteur. La demande auprès de la SACD doit être fait au minimum 15 jours avant la représentation de la pièce de théâtre

Comment communiquer sur votre évènement auprès du public ?

Site web

Avoir un site web facilement accessible est indispensable pour votre évènement. Il vous faudra impérativement une page réunissant toutes les informations pratiques liés au déroulé de la représentation afin de conforter les spectateurs dans leur décision de venir vous voir. Un manque d’informations finit toujours par dissuader car on a peur que l’évènement devienne une source d’angoisse plus qu’autre chose.

Créez donc une page pour la représentation sur votre site et travaillez-y les mots clés sur lesquels vous voulez que votre évènement ressorte (ex : « pièce de théâtre ce vendredi », « spectacle à Carnoules », etc). Toute personne tapant ces mots clés sur Google doit se voir proposer votre site en premier lieu. N’hésitez pas à vous renseigner sur les bonnes pratiques du référencement naturel pour une page visible sur Google.

Demandez à des sites partenaires, évènementiels, locaux et notamment au site de votre mairie de communiquer sur votre évènement en insérant un lien cliquable vers votre site web pour les internautes souhaitant obtenir plus d’informations. Servez-vous également de vos réseaux sociaux pour faire parler de votre site web et notamment de la page de réservations pour votre représentation. Plus vous aurez de personnes qui parleront de votre site, plus votre évènement sera visible.

Réseaux sociaux

Ne négligez pas l’utilité de vos réseaux sociaux pour communiquer sur votre évènement. De façon générale, et même sans représentation programmée, vous devez régulièrement alimenter vos pages facebook, instagram et linkedin en contenus pour conserver l’intérêt de vos abonnés mais aussi pour en acquérir d’autres. Le bouche à oreille est très important et tous vos contenus ont vocation à être partagés et à circuler sur vos différents réseaux sociaux. Suscitez l’engouement pour votre évènement en proposant des contenus variés : Affiches, déclinaisons d’affiches, teaser, interview, décomptes. Misez également sur des publications interactives. En mobilisant vos utilisateurs, vous les impliquez davantage dans votre projet et créez du lien.

Chaque réseau social vise une cible différente et vos contenus doivent être adaptés en fonction. On ne publiera pas les mêmes choses sur Facebook et Instagram, d’autant plus que les formats d’image ne sont pas les mêmes. Définissez un objectif et une ligne éditoriale claire pour chaque réseau social et soyez-y fidèle. Vos publications forment un tout qui doit être cohérent et facilement compréhensible par vos utilisateurs.

De plus, ne vous contentez pas de partager vos différents contenus uniquement sur vos pages. Rejoignez des groupes locaux ou des groupes en lien avec votre thématique et proposez-y vos posts. Ces différents groupes ont souvent l’avantage de réunir un nombre de membres plus important et vous offrent donc une grande visibilité.

Enfin, misez sur le Facebook Business, à savoir de la publicité payante. Définissez un budget journalier à consacrer à votre campagne. Ce budget ne pourra pas être dépassé mais il vous permettra sur une durée définie de donner une meilleure visibilité à vos posts auprès de votre audience cible. 

Avec Facebook Business, vous pouvez définir :

  • L’objectif de votre campagne : acquérir plus d’abonnés vers votre page, plus de clics vers un site internet, plus d’interactions avec une publication, etc
  • Les spécificités de votre public cible : Tranche d’âge, centres d’intérêts, localisation, etc
  • Suivre les résultats de votre campagne : Nombre d’interactions et de clics générés, nombre de réactions, etc

Enfin, servez-vous de Linkedin pour repérer les opportunités offertes par les professionnels (recherche spectacle pour arbre de noël, recherche spectacle de fin d’année, etc). Vous pouvez également mobiliser ce réseau social pour faire de la prospection auprès des professionnels du marché ciblé.

Presse et médias

Contactez des journalistes pour faire parler de votre évènement. Il peut s’agir d’un journal quotidien (ex : var matin, nice matin) ou encore de sites d’informations (ex : Info83) qui vont mentionner vos activités sous différents formats : Article de presse, reportage vidéo, annonces, etc. Les réseaux sociaux tels que Linkedin sont notamment très utiles pour trouver leurs coordonnées et faciliter la prise de contact

Les radios locales (ex : France Bleu Provence) sont aussi à privilégier car elles vont toucher une zone géographique ciblée avec une audience souvent assez large. C’est idéal pour donner de la notoriété à votre évènement.

Affiches et flyers

Ce sont sur les différents supports évoqués précédemment que vous allez les diffuser, mais encore faut-il avoir construit des affiches attractives pour éveiller la curiosité de votre public cible.

Pour fabriquer une affiche de spectacle, utilisez un logiciel de MAO tel que Photoshop. Ne surchargez pas votre affiche en contenus et en informations. Misez sur la légèreté. Il faut limiter le nombre de couleurs, d’images, d’éléments graphiques pour que l’ensemble ne soit pas brouillon. Choisissez aussi des images libres de droit. Vous pourrez en trouver sur des plateformes telles que Pixabay.

L’affiche doit refléter l’esprit du spectacle. Ses différents éléments doivent former un ensemble uniforme. Pensez aussi au sens de lecture de l’affiche qui sera le plus souvent une lecture en Z. Définissez l’ordre d’apparition des informations en partant de ce principe et veillez d’ailleurs à ne donner pas trop d’informations. Allez à l’essentiel. En un coup d’œil, votre cible doit avoir détecté le nom et le thème du spectacle, sa date et son heure, son prix d’entrée. Les autres informations sont secondaires.

Pour placarder vos affiches, privilégiez les lieux de fort passage ou elles auront une forte visibilité. Attention néanmoins ! On ne peut pas afficher n’importe où ! Ciblez en priorité les panneaux d’affichage libre puis prenez rendez-vous avec les mairies de chaque ville ou vous voulez exposer vos affiches afin de voir ou est-ce que vous pouvez le faire.

Pour la distribution des flyers, tout dépendra du public visé :

  • Sorties d’écoles pour une pièce de théâtre destinée aux enfants
  • Sorties de centres commerciaux ou magasins pour une pièce destinée aux familles
  • Etc

Dans tous les cas demandez une autorisation aux propriétaires des établissements ou vous comptez distribuer vos flyers afin d’éviter tout conflit

Teaser

Le teaser est un excellent moyen pour communiquer sur votre pièce de théâtre. 

Ce premier aperçu de votre travail ne doit rien laisser au hasard. Choisissez bien les extraits que vous voulez révéler pour aguicher la curiosité de votre public cible mais veillez à ne pas tout révéler non plus. Gardez un maximum de surprises pour le jour de la représentation.

Le teaser doit être court, mentionner les principales informations liées à votre évènement et enfin, être accompagné d’une musique qui viendra apporter du dynamisme à l’ensemble.

 

Vous avez maintenant toutes les informations nécessaires pour réaliser les préparatifs de votre représentation théâtrale. Gardez en mémoire que le jour de l’évènement, vous serez déjà soumis à une grande pression. Une bonne organisation est indispensable pour ne pas vous laisser submerger et pouvoir prendre du plaisir à venir présenter votre travail. Soyez méthodiques et ne négligez aucun détail. Plus vous maitriserez l’environnement de votre évènement, plus vous serez à l’aise pour le gérer.